Gestión de la colección
Antecedentes
El material que se halla expuesto en la Sala de las Tortugas, lo forman aproximadamente unos 700 ejemplares, mientras que el resto de material de la colección, se encuentra almacenado en estanterías, organizado por bandejas etiquetadas y numerado individual o colectivamente.
No existe un orden correlativo para la ubicación del material, sino que se ha ido organizando en función de los estudios realizados o por campañas de excavación, por lo que para localizar una determinada pieza, es absolutamente necesario contar una base de datos que contenga su ubicación.
Este proceso no se había llevado a cabo hasta ahora, ya que el registro que se hacía del material, era físico (en libros de registro), en los que se anotaban los datos de procedencia e identificación básicas y en ocasiones, cuando el ejemplar tenía relevancia, se hacía un dibujo o esquema.
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A principios de los años 90, se creo una incipiente base de datos, en la que únicamente se transcribieron los datos figurados en los libros de registro, sin llegar a realizar el proceso de ubicación del material en ningún momento. Hasta 1986, el material registrado no sobrepasaba los 5.000 ejemplares, por lo que era relativamente sencillo localizarlo y no había una necesidad urgente de abordar este problema.
Es precisamente en 1987 cuando el equipo investigador asociado al Prof. Emiliano Jiménez Fuentes se consolida, con la incorporación de Santiago Martín como Becario del PFPI y varios colaboradores se asocian a diferentes proyectos de investigación y se suceden las Tesis de Licenciatura y Tesis Doctorales, acompañadas por numerosas publicaciones científicas.
A partir de este momento, los fondos de la Sala fueron aumentando en modo exponencial, principalmente debido a los proyectos de excavación subvencionados por la Junta de Castilla y León entre los años 1988 y 1993, cuando cesó totalmente la actividad, ya que por falta de financiación, se disolvió el equipo investigador, salvo el Prof. Jiménez, que era Profesor Titular de la USAL.
Esta repentina marcha del personal asociado al equipo investigador, propició que muchas de las tareas relacionadas con la restauración y la museística de la colección, quedasen en stand by hasta que en 2014 Santiago Martín decidió abordar el tema del inventario digital de forma altruista. Esta labor le llevó cerca de 2 años de trabajo como voluntario en la USAL.
La base de datos Muspaleo v. 4.6.
Lo primero que nos planteamos a mediados de 2014, es crear una base de datos que sirva no sólo a nivel museístico de la colección, sino que tenga una función destacada para la investigación como herramienta de búsqueda, consulta y estadística, no sólo de ejemplares, sino también de yacimientos y bibliografía.
Después de barajar varias opciones, nos decantamos por diseñar la base de datos dentro del entorno de trabajo Filemaker 12, que es perfectamente compatible con la última versión de dicho programa, Filemaker 15.
Pueden suponer que debido a la complejidad y ambición de dicho proyecto, vaya sufriendo actualizaciones sucesivas en función de las nuevas necesidades y posibilidades que van surgiendo. La facilidad de modificación y la portabilidad de los datos, fueron dos de las principales razones para elegir este entorno, pues funciona, tanto en ordenadores PC con MAC y también en IPAD y cualquier dispositivo a través de WEB.
También dispone de niveles de seguridad, así como la posibilidad de crear diferentes usuarios y privilegios de acceso.
Los datos, además, son exportables a cualquier formato de base de datos conocido, por lo que si hubiese la necesidad de migrar a otro programa, podría realizarse sin dificultad.
No tiene límites en cuanto al almacenamiento y se pueden gestionar como datos externos las imágenes y fotografías, para que pueda manejarse con soltura el resto de la información.
A partir de este momento únicamente había que pensar en un diseño visual cómodo para trabajar y que además permitiese introducir los datos lo más automatizadamente posible, por a la gran cantidad que debíamos registrar.
En preparación (enlace web de la Sala con la base de datos Muspaleo)
Pretendemos enlazar la web de la Sala de las Tortugas con la Base de datos desarrollada en Filemaker que contiene los datos científicos de la colección, para permitir a la comunidad científica, la accesibilidad al material atesorado en esta colección.
